Ein eigener Workspace für die eigene Firma
Wer bei einem Dienstleister Tickets meldet, kann sich einen eigenen Workspace einrichten: für die eigenen Projekte, mit eigenem Team, eigenen Kunden und eigenen Tickets — getrennt von allem, was beim Dienstleister liegt. Der Dienstleister stellt ihn aus seinem Kontingent, anlegen muss dort niemand etwas.
Wer das Angebot sieht
Das Angebot richtet sich an Firmen-Manager wie Petra bei Wredemann Landtechnik. Es erscheint an drei Stellen, die immer denselben Stand zeigen: als Karte auf der Startseite über den Kennzahlen, als Abschnitt „Eigener Workspace" auf der Firmen-Seite und als Eintrag „Eigenen Workspace einrichten" im Account-Menü. „Einklappen" macht aus der Karte eine Zeile — ganz weg geht sie nicht. Einfache Ansprechpartner der Firma sehen nichts davon.
Einrichten in einem Schritt
Auf der Karte „Einrichten" wählen — oder den Eintrag im Account-Menü.
Den Namen prüfen (aus der Kundenakte übernommen), ein Icon wählen und die Kennung bestätigen: Sie ist aus dem Namen vorgeschlagen, und „Frei." darunter sagt, dass sie noch niemand hat.
Die Sprache des Workspace wählen. Sie bestimmt die Kataloge (Status, Kategorien, Bereiche) und die Ticket-Titel; die Sprache der Oberfläche wählt jede Person weiterhin selbst.
Auf „Workspace einrichten" klicken. Es gibt keine Freigabe und keine Wartezeit.
Danach steht die Seite „… ist eingerichtet." — die Person, die eingerichtet hat, ist dort Administrator. Der Workspace hat sofort seine eigene Adresse <kennung>.etappe.cloud; dort einmal mit den bekannten Zugangsdaten anmelden. Das ist die Trennung zwischen den Workspaces, kein Fehler. Zwei Dinge machen den neuen Bereich sofort nützlich, beide gehen auch später: „Kollegen mitnehmen" und „Erstes Projekt anlegen". Bis beides erledigt ist, erinnert im neuen Workspace eine Zeile „Noch offen: …" daran.
Kollegen mitnehmen
Wer beim Dienstleister für dieselbe Firma ein Konto hat, kommt mit einem Klick in den neuen Workspace — dieselbe Anmeldung, kein neues Passwort. Dort arbeitet die Person als Team-Mitglied und belegt einen der fünf Sitzplätze. Administrator wird nur, wer den Workspace eingerichtet hat; weitere Rollen vergibt er anschließend in der Verwaltung des neuen Workspace, wo sich auch Kollegen ohne bisheriges Konto einladen lassen.
Wenn alle Plätze belegt sind
Stellt der Dienstleister gerade keinen Platz mehr, bietet die Karte „Bei … anfragen". Ein Klick schickt die Anfrage an die Administratoren des Dienstleisters; die Karte zeigt „Angefragt" mit Datum, bis ein Platz frei ist. Gekauft wird dabei nichts automatisch.
Gut zu wissen
Rechte: Karte, Abschnitt und Menüeintrag sehen nur Firmen-Manager. Die Administratoren des Dienstleisters erhalten eine Benachrichtigung über jeden eingerichteten oder angefragten Workspace und sehen ihn unter Verwaltung → Workspace in der Liste der gesponserten Workspaces — aber nie seine Inhalte.
Was drin ist: 5 Team-Sitzplätze und 5 Projekte, Kundenkontakte unbegrenzt und kostenlos, fertige Kataloge zum Losarbeiten ohne Demo-Daten. Die fünf Sitzplätze sind eine feste Grenze — beim Einladen, Anlegen und Mitnehmen. Mehr Sitzplätze oder eine eigene Domain gibt es später als Business-Tarif; eine Umsatzsteuer-ID wird nicht abgefragt.
Getrennt bleibt getrennt: Der Dienstleister sieht weder Projekte noch Tickets noch Personen des neuen Workspace. Die Kundenakte beim Dienstleister bleibt bestehen — Tickets an ihn laufen weiter wie bisher.
Nach dem Einrichten wird aus der Karte der Wechsel in den eigenen Workspace („Wechseln"); im Account-Menü stehen beide Workspaces nebeneinander.
Der neue Workspace beginnt ohne Projekt und zeigt bis zum ersten die Seite „Alles beginnt mit einem Projekt." — wie es weitergeht, steht unter Projekte verwalten.